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Email是個神奇的東西，比起訊息，它顯得較正式，因此成為許多人職場上愛用的工具之一，你可能想要與某公司合作或是有事需要公司裡別的部門來協助；以學生來說，寫信給教授或是寫求職信也是一門學問；又或者你只是單純想寫信給好久不見的朋友、同學，要怎麼寫email才不會讓你的心血埋沒在一堆未讀信件當中呢?以下為9個你可以注意的細節。
1.關心收件者的近況
雖然一封email應該要很明確讓對方知道你的重點，但如果對方最近有什麼好事，例如得獎、結婚、升遷等等，先恭喜對方吧，不要吝於讚美，不管誰看到讚美都會開心的。
2.分享自己的近況
想一下自己最近有什麼事是對方會有興趣的，比如說你前幾天在書店看到一本書，剛好是收件者很有興趣的主題等等，當然也不是要你寫流水帳，而是可以分享一些有趣的事情，因為當對方越了解你、記住你，當有新的機會來臨時，他也較容易想到你喔。
3.注意最近的節日、新聞
如果最近剛好是聖誕節，別忘了在信中祝福對方；如果對方的國家有發生什麼事，也可以關心一下，雖然只是簡單的一兩句話，但這會讓對方覺得你有在關心他，他也會更樂意回信。
4.清楚標明人、事、時、地、物
大家都很忙的，所以對方會希望你能一次將該交代的細節交代清楚，這樣對方可以好好思考，也省去還要再通信好幾次的麻煩。
5.不要用“我”開頭
Loews Hotels的CEO建議大家不要用“我”開頭來寫句子，因為那樣會顯得你比較重要，當然如果你只是跟朋友連絡的話可以忽略這個，但如果是寫信給職位或輩分高的人，可以注意一下，要讓對方覺得你把重心都放在他身上。
6.確認附加檔案
如果你是要寄檔案給對方，記得一定要檢查你的附加檔案，不要寄出後才發現漏了東西，這樣還要花時間寫第二封email。
7.誠實
你不應該在信中誇大或編造任何事，所有事情都應該要以事實呈現，不要讓收件者對你，或甚至是整個公司失去信心。
8.注意語調
文字訊息最麻煩的地方就是不知道說話者的語氣，所以當你打完email，從頭念一次吧，看有沒有哪裡的語調、用字可能會讓人誤會，沒必要因為一點小誤會壞了雙方感情。
9.注意錯字
人難免都會打錯字，所以要寄出之前，記得檢查錯字，有些人可能不會注意到，但有些人可能會很在意，所以不要讓收件者覺得你對這封email不用心。另外，也不要在最後說“請忽略錯字”，這樣是多此一舉，只會讓對方覺得你不願意花時間檢查。
要記得，你寫的email就代表你自己，如果對方收到一封錯誤百出又沒有誠意的信，他應該也不會想花時間回信了，所以下次寄email之前，注意這9點吧!
阿波羅網責任編輯：宋雲 來源：知識家轉載請註明作者、出處並保持完整。
